苏州大学财务网上预约报账流程

发布者:卢海栗发布时间:2018-12-18浏览次数:12

第一步:登录网上预约报账系统

登录苏州大学财务处网页(http://cwc.suda.edu.cn/),点击“高级财务平台”,


输入用户号、密码、附加码后点“登录”。教职工用户名为工号,密码为财务查询密码;学生用户名为学号,密码为学号。


点击“网上预约报账”。

  

  

第二步:申请预约报销单

在预约报账首页,点击“系统说明”可阅读预约报账说明,点击“申请报销单”开始预约报销单信息选择与填写。

  

  

第三步:报销项目选择

报销项目选择,分项目负责人报销和非项目负责人报销。项目负责人报销先选择报账项目,然后点击“选择项目报销”;其他报账人点击“其他项目报销” (点击“其他项目报销”时请阅读相关提示信息)。

  

  

第四步:填写预约报账信息

 以“其他项目报销”为例,填写报销基本信息:报销项目号、实际报销人姓名、附件张数、电话,并点击“下一步”。


如果报销项目中有借款,页面会弹出该项目所有借款,报账人在选择“冲销借款”或“不冲销借款”后继续费用项金额填写。(“冲销借款”填写金额可以是全部金额,也可以是部分金额冲销)。


1、以购买实验用试剂为例,填写费用项金额:单击“专用材料费”前“+”或右侧“0”


如下图,展开相关具体费用名称。在“实验用试剂”费用框内输入报销金额。(可以一次选择多个费用项,输入报销金额;报销金额填写核对无误后,需要点击“下一步”进入支付方式页面。

  

2.、以国内差旅费为例,填写费用项金额:页面下拉找到“国内差旅费”点击“+”或“0”展开,点“击差旅费”,填写差旅费相关内容(如下图)。


填写完毕,确认无误后点击“保存”。(差旅费填写时下拉页面可阅读填写说明)


差旅费报销金额保存后,或其他业务报销金额填写并核对无误后,点击“下一步”进入支付方式页面。(差旅费业务不能与其他报销业务同时预约)、

  

  

第五步:支付信息填写

支付方式分为:支票、内部结算、汇款、转交通银行卡支付四种。

1、以“转交通银行卡支付”为例,点击“转交通银行卡支付”,在相应卡号金额栏先填写转卡金额,后勾取左前小方框,然后点击“确定”,在确认执行成功后点击“下一步” 完成申请填写,回到网上预约首页。(输入的确认信息有误可通过“删除”去除;点击操作栏下“+”可直接增加卡号信息;“常用转卡信息维护”可对卡号信息进行“增加”或“删除”处理;其他银行卡通过汇款支付。)

  

2、以“汇款”支付为例,在汇款页面分别填写“收款单位/收款人名称、收款人银行账号、收款人开户银行、金额”信息,核实无误后点击“确定”, 在确认执行成功后点击“下一步”完成申请填写,回到网上预约首页。(输入时会在上方“历史收款人记录”处自动跳出系统已有记录,可直接点击“单位/名称”自动填入汇款信息;若输入确认的信息有误,可单击“删除”。)

 

  

第六步:预约安排

勾取报销单号前小方框,点击“预约安排”按钮。(如有多笔预约业务,须逐笔预约安排。)

 

时间选择: “开始日期”与“结束日期”系统默认为当前日期,如系统日期与当前日期不符,或预约日期希望为当前日期之后时间,可点击“开始日期”与“结束日期”框,选择确定的 “年、月、日”。选择预约日期后,点击“下一步”按钮,完成时间选择,进入校区与窗口选择页面。

预约报销地点及窗口选择:在校区下拉框中选择预约校区,同时在自己希望预约的时段与窗口右侧,点击“预约”。

 

  

第七步:预约单打印

 将“预约号、预约窗口、预约时间、联系电话”记录在报销单上,或者点击“打印确认单”打印;点击“返回”可进行下一业务预约;点击页面右上方的“退出系统”按钮,退出网上预约报账系统。

  

第八步:投递预约单

预约单由经办人、项目经费负责人等签字。将相关报销票据、材料及经审批的“报销确认单”送至投递点。

报销材料需装袋投递,投递袋在投递机编领取,一单一袋。  

  

  

  

  

附:财务报销相关知识整理

 

一、苏州大学纳税人识别号

户名:苏州大学

银行账号:325601000010149002255

开户银行:交通银行股份有限公司苏州苏大支行

地址:苏州市十梓街1

电话:051267500493

银行联行号:301305000221

纳税人识别号:123200004660073435

 

二、财务基础知识

票据类别

财政票据:印有财政部门财政监制章并盖有开具单位财务专用章的票据。

税务票据:印有税务部门发票监制章并盖有开具单位发票专用章的票据。

其他合法票据:如火车票、电子客票行程单等。

开具要求

抬头:苏州大学(在事业账套报销或基建账套报销),火车票、出租车打车票、电话费、过路费、因需要给学生购买保险费、定额发票等除外

要素:注明开具日期、经济业务内容、数量、单价和金额,大小写金额一致且内容不得涂改、挖补

印章:加盖单位财务印章,如发票专用章、财务专用章等,加盖公章无效

结算方式

1、单张或连号票据支付金额超过1000元,须办理转账业务或通过银行卡刷卡结算,否则不予核报现金。刷卡结算报销时须附POS消费单。

2、以外币形式支付的费用报销,报销人须提供换汇水单;如无换汇水单,则以报销当日中国银行公布的外汇牌价现钞买入价和卖出价的平均价结算。

签批要求

购买实物的报销单:经办人、验收或证明人、审批人签字

非购买实物的报销单:经办人、审批人签字

酬金申报预约单:经办人、审批人签字

借款单:借款人、审批人签字

小贴士

1、大额资金支出的审批详见《苏州大学资金管理暂行办法》(苏大财〔201625号)。

2、专项经费、科研经费有特别规定,从其规定履行加批手续。

3、经办人、验收人或证明人、审批人不能为同一人。借款人必须为本校正式教职工,借款人与审批人不能为同一人。

4、审批人签字应与财务处预留备案签字一致。项目负责人本人费用报销,由所在学院(部)、部门、直属单位其他领导审批。

时限要求

当年11日至630日票据

须在当年831日前报销,逾期票据不予报销

当年71日至1130日票据

须在当年1215日前报销,逾期票据不予报销

当年121日至1231日票据

须在次年331日前报销,逾期票据不予报销

小贴士

确因学校管理规定而延期报销的票据(如教职工继续教育费用等),经相关职能部门审批后予以报销。

粘贴要求

粘贴原则:实行“一类一报”、“一事一报”、“一次一报”,报销单上事由表述与票据内容必须一致

粘贴尺寸:24cm×14cm

粘贴顺序:同类票据按“小票在下、大票在上”要求,从左到右、阶梯状依次粘贴

小贴士

1、每笔报销单原则上最多粘贴50张原始票据。

2、火车票、汽车票按人、按往返铺开粘贴,不可重叠,每张“粘贴单”粘贴四张车票,如果票据较多可另附多张粘贴单。

3、超大票据按“齐左折右,齐上折下”方法折叠后粘贴。

4、增值税专用发票抵扣联不用粘贴,用回形针夹于粘贴单前。增值税专用发票抵扣联务必保持整洁,否则税务部门不予抵扣税款。

5、粘贴时应使用胶水或浆糊,不得使用单面胶、双面胶或订书钉。

报账方式

财务报销实行“网上预约+自助投递”报账方式。

1、网上预约

登陆高级财务平台(http://cwc.suda.edu.cn),进行网上预约,经办人按报销费用类型正确进行网上预约后,需打印“苏州大学预约报销单”,并由经办人、项目经费负责人等签字。

2、自助投递

将相关报销票据、材料及经审批的“报销确认单”送至投递点。

天赐庄校区

本部:纵横楼一楼

东区:凌云楼一楼

独墅湖校区

一期:炳麟图书馆一楼

二期:云轩楼一楼

阳澄湖校区

行政楼一楼

负面清单

1、违规发放津贴、补贴方面

不得巧立名目,违规新设项目发放津贴、补贴,或者发放国家已明令取消的津贴、补贴。

不得超过规定标准、范围发放各类津贴、补贴。

不得虚构理由发放津贴、补贴。

不得违反规定发放加班费和值班费。

2、违规购买、发放、赠送购物卡方面

不得以任何理由用公款购买、发放、赠送购物卡和各类有价消费券。

3、违规开支差旅费及出国(境)费用方面

不得虚构出差事由、虚列出差人员;不得进行无明确公务目的的差旅活动;不得进行异地部门、学校之间无实质内容的学习交流和考察调研;不得以各种名义变相公款旅游。

不得报销未经学校和上级外事主管部门审批同意的出国(境)费用。

不得超标准报销国内差旅费和出国(境)费用。

4、违规开支会议费和培训费方面

不得在《关于严禁党政机关到风景名胜区开会的通知》中列示的地点举办各类会议。

不得动用财政性经费举办各类典礼、庆典活动。

不得借会议名义组织旅游、安排与会务无关的参观考察或宴请;不得发放礼品、纪念品、地方土特产等。

不得使用会议费、培训费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支无关的其他费用。

不得超标准报销会议费和培训费。

5、违规开支接待费方面

不得动用公款进行相互走访、送礼、宴请等活动。

不得超过国家和学校规定的接待费标准,不得提供高档菜肴、高档酒水。

不得扩大接待范围,增加接待项目,不得开支娱乐、健身等类别的支出。

6、违规发放校外人员劳务费方面

不得虚构劳务费发放事由,伪造领款人信息、签名。

不得超标准发放校外人员劳务费。

7、违规配置办公设备方面

不得未经批准或超标准配备公务用车。

不得配置豪华办公设备。

8、违规报销个人和家庭支出方面

不得报销任何用于个人和家庭消费的支出,如手机、眼镜、生活用品、娱乐、健身、医疗、培训、通讯、参观旅游等支出。

9、违规报销虚假发票方面

不得报销虚假发票或不符合国家规定的发票。

不得虚构业务,报销没有真实经济业务发生、从其他渠道取得的发票。

不得报销下列发票:无明细清单的大额书费、打印费、办公用品费等;连号出租车车票;发票内容和开票单位经营范围不符的发票。

10、违规预存转移资金方面

不得将经费预存至近期无计划发生经济业务的校外单位。

不得在没有发生实际业务的情况下,以测试费、合作费等名义将经费划拨到校内其他部门、课题组。

 

三、财务退单问题

情况一:发票或清单过期

发票或清单均须在规定时限内报销。

当年11日至630日票据,在当年831日前报销;

当年71日至1130日票据,在当年1215日前报销;

当年121日至1231日票据,在次年331日前报销。

情况二:经费不允许开支内容

经费报销时按预算执行。

自然科学类纵向科研直接经费、结余经费不可开支办公用品、办公家具、办公设备、电话费。可以更换间接经费或横向科研经费或科研配套经费等有预算的项目开支。

情况三:缺少1000元及以上的付款记录

单张发票或连号发票金额大于等于1000元,须办理转账业务或提供付款凭证。

情况四:缺少明细清单

1、网上购物报销,须提供购物明细清单。

2、维修费、测试费报销,须提供加盖收款单位公章的相关服务明细清单。

3200元及以上印刷费报销,须提供加盖收款单位公章的印刷明细清单。

4、发票无法列明住宿的天数和人数或网上代订住宿费,须提供入住宾馆(酒店、招待所)出具的住宿证明(天数、人数等信息)。

5、会议注册费报销,须提供会议注册通知(明确金额、开票单位等信息) 。

6、网约租车费(如:滴滴出行、优步、神州租车等)报销,须提供用车明细清单。

情况五:缺少入库单或备案单

1、固定资产报销,须提供“固定资产直接入库单(普通)”。

通用设备单台1000元或批量≥10000元,使用期限超过一年且保持原实物形态的资产。

专用设备单台1500元或批量≥10000元,使用期限超过一年且保持原实物形态的资产。

家具单件300元或批量≥10000元,使用期限超过一年且保持原实物形态的资产。

图书文献资源,

科研经费:

单本(套)500元或单本(套)≥100美元

非科研经费:

无论金额大小

2、低值资产耐用资产报销,须提供“低值耐用资产登记入库单”。

单价在500元及以上,未达到固定资产登记入库标准,使用期限超过一年且保持原实物形态的资产。

3、实验材料报销,须提供“实验材料入库明细表”、“实验材料出库明细表”。

42000元及以上教学、科研仪器设备维修费报销须提供“设备维修审核备案单”。

5、包干经费中购买办公用品同一批次金额≤2000元或办公家具<5000元,须提供“直接采购办公物资审核备案单”。

6、分体空调安装,须提供“苏州大学院系部门行文处理单”。

向后勤管理处提交OA行文关于申请空调安装

情况六:签字手续不全

1、所有签名不允许代签,须本人签字。

2、项目负责人本人费用报销或发放事项,须经院(部)、部门、直属单位分管领导审批。

3、用车费报销时,用车清单上用车人和审核人均须签字。

4、餐费报销时, “工作餐审批表”上经办人、审批人均须签字, “国内公务接待清单”上办公室负责人、单位主要负责人均须签字。

5、酬金发放,按要求需提供相关工作量清单、论证、评审、咨询纪要等证明材料,经办人须签字、项目负责人签字或院级单位盖章。

情况七:增值税发票手续不全

1、提供的增值税专用发票,须同时提供发票联和抵扣联。

2、购买国产仪器设备报销,须同时提供增值税专用发票和采购合同(甲乙方均签字和盖章)。

3、代开增值税普通发票须代开机构加盖“代开发票专用章”方可报销。

情况八:电子发票未认证

电子发票报销流程为“先认证,后预约”,电子发票录入完成进入预约报账界面,填写好报销信息(*必填),单击“选择已认证发票”右侧▶,务必勾选需报销的发票,点击“确定”。